TIETOSUOJA
Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §
a) Nettisivut
Laaksolahden huvilayhdistys LHY ry ei kerää käyttäjien tietoja nettisivuiltaan.
b) Jäsenrekisteri
Laaksolahden huvilayhdistys LHY ry ylläpitää jäsenrekisteriä, jossa on kustakin jäsenestä vain nimi, osoite, sähköpostiosoite (jos jäsen on sen ilmoittanut) ja juokseva jäsennumero sekä jäsenmaksutiedot. Rekisterissä ei ole erityistä (arkaluonteista) henkilötietosisältöä.
Rekisterin ylläpito perustuu yhdistyksen oikeutettuun etuun ja tiedot on saatu rekisteröidyiltä itseltään. Henkilötietojen osalta ei suoriteta profilointia tai automaattisia yksittäispäätöksiä. Tietoja käytetään jäsenmaksulaskujen ja tiedotteiden lähettämiseen. Tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle eikä käytetä suoramarkkinointitarkoituksiin; yhdistyksen tapahtumista tiedottamista ei lasketa markkinoinniksi. Rekisteröidyn tiedot poistetaan rekisteristä noin viiden vuoden kuluttua jäsenyyden päättymisestä (perustuen ulkoisen kirjanpidon ja toiminnantarkastuksen vaatimuksiin). Rekisteriä ylläpitää yhdistyksen rahastonhoitaja. Hallituksen jäsenillä on pääsy rekisteriin.
Jokaisella on oikeus tarkastaa ja korjata henkilörekisteriin talletetut tietonsa sekä (sähköisessä muodossa olevien, rekisteröidyn itsensä toimittamien tietojen osalta) siirtää ne toiseen järjestelmään. Pyynnöt voi osoittaa yhdistyksen rahastonhoitajalle (ks. yhteystiedot sivulta Hallitus). Henkilötiedot perustuvat jäsenyyteen, jolloin yhdistyksellä on oikeus ja velvollisuus säilyttää henkilötiedot jäsenyyden ajan ja toiminnantarkastuksen vaatiman ajan sen jälkeen.
Rekisteröidyn pyytäessä henkilötietojen tarkastamista, korjaamista, siirtämistä tahi poistamista rahastonhoitaja käynnistää tätä vastaavan, ennalta sovitun prosessin. Prosessiin kuuluvat:
1) Tiedottaminen rekisteröidylle, että pyyntö on vastaanotettu (7 päivän sisällä pyynnöstä)
2) Päätös tehtävistä toimista ja tehtävien vastuuttaminen (14 päivän sisällä pyynnön vastaanottamisesta)
3) Päätettyjen toimien suorittaminen.
Mikäli siirrettyjä, tallennettuja tai muuten käsiteltyjä henkilötietoja vahingossa tai lainvastaisesti tuhoutuu, häviää tai muuttuu; tietoja havaitaan luvattomasti luovutetuksi; tai tietoihin on havaittu luvaton pääsy, rahastonhoitaja välittömästi informoi yhdistyksen puheenjohtajaa. Puheenjohtaja käynnistää prosessin, jossa
1) välittömästi suoritetaan korjaavat toimenpiteet enempien vahinkojen välttämiseksi
2) informoidaan tapahtuneesta valvontaviranomaista 72 tunnin sisällä loukkauksen havaitsemisesta ja ko. viranomaisen ohjeistuksen mukaisesti
3) mahdollisimman pian informoidaan vahingon kohteina olevia rekisteröityjä, jos loukkaus todennäköisesti aiheuttaa rekisteröidyille suuren riskin
4) toteutetaan parantavat toimenpiteet tietoturvaloukkausten välttämiseksi ja
5) informoidaan valvontaviranomaista tehdyistä toimista.
Valvontaviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto.
c) Monitoimitalon vuokrauksen asiakastiedot
Laaksolahden huvilayhdistys LHY ry toimii Espoon kaupungin omistaman Laaksolahden monitoimitalon vuokraustoiminnan käytännön järjestelyjä hoitavana tahona. Vuokraustoimintaan liittyvät sopimukset säilytetään ja asiakkaista koostuvaa henkilörekisteriä ylläpidetään Espoon kaupungin tietojärjestelmässä ja tiloissa, ja rekisterin vastuu on Espoon kaupungilla. Lisätietoja saa Espoon Tilapalvelut-liikelaitokselta.
